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Mode d'emploi
Télécharger le fichier
Commencez par télécharger le fichier Excel (®) « feuille suivi TM.xls » (37kb) qui va vous permettre d'être immédiatement opérationnel.

Information Entreprise
Copiez dans les premières colonnes et à la fin du fichier pour le libellé adresse, les informations détenues dans votre fichier d'origine. Si nécessaire, rajoutez des colonnes à la fin ou supprimez en certaines - pour cela cliquez sur « données » puis « filtre » puis « filtre automatique » afin d'enlever le filtre. Puis, faites la même manoeuvre pour remettre le filtre.

Colonne Remplace
Utilisez les Codes : R (remplace) suivi d'un trait d'union et des lettres correspondant aux colonnes que vous avez modifiées. Par exemple, si vous avez modifié le téléphone, tapez (RTEL) : (R) pour remplace puis (TEL) pour Téléphone. Si vous remplissez un champ vide tapez (N) pour nouveau à la place de (R).

Colonne statut
Vous devez mettre « F » dans la colonne statut lorsqu'il n'y a plus aucun traitement à faire en télémarketing (exemple lorsque le rendez-vous est obtenu ou lorsque la vente est réalisée, ou lorsque la personne vous a dit « non » ou que sa ligne est hors service...).

La colonne statut vous permet alors de :

   
  
 Compter à l'aide du filtre le nombre total de fiches terminées (pour cela cliquez sur le bouton avec la flèche sur le bas de votre feuille de calcul (c'est le bouton du filtre pour la colonne entouré en rouge ) et sélectionnez « F ». En bas de votre écran sur la gauche s'inscrit le nombre d'enregistrements terminés. A l'inverse sélectionnez « (Vides) » pour compter le nombre de fiches en cours.
   
  
 Sélectionner à l'écran uniquement les fiches sur lesquelles il y a une action a réaliser : pour cela, sélectionnez « (Vides) » avec le filtre.
   
   
Colonnes date d'appel et heure d'appel
Vous disposez de 3 case date pour les appels successifs et de deux cases rappel pour préciser les dates éventuelles auxquelles vous devez rappelez vos clients. Indiquez les dates en chiffre (exemple : 15/01 pour le 15 janvier). Pour les heures, codez les plages horaires, ce sera plus facile pour faire des tris à l'aide du filtre afin d'alterner les heures d'appel (un appel en Début de Matinée, suivi d'un fin d'un autre en Fin de Soirée et d'un troisième en Milieu d'Après-Midi ) si vous devez en passer plusieurs pour joindre vos clients.

DM : de 7 H00 à 9H00
MM : de 9 H00 à 11H00
FM : de 11 H00 à 12H30
DEJ : de 12H30 à 14H00
DAM : de 14H00 à 16H00
MAM : de 16H00 à 18H00
DS : de 18H00 à 19H30
FS : de 19H30 à 21H00

Colonnes RES
Cette colonne vous permet d'indiquer le résultat de l'appel. Utilisez les codes suivants : NRP (ne répond pas), O (occupé), HS (ligne hors service), FN (faux numéro), RAP (à rappeler), REP (répondeur), NVP (ne veut pas répondre), RV (rendez-vous), VTE (vente réalisée), INJ (injoignable). Vous pourrez ensuite faire un filtre pour compter ou sélectionner les codes qui vous intéressent pour la suite de votre opération.

Colonnes Observations
Indiquez ici et uniquement ici, les Observations liées aux appels.

 

RAISON SOCIALE

CIV

PRENOM

NOM

CP

VILLE

TEL

E-MAIL

REMPLACE

Copier dans ces cellules les informations
de votre fichier d'origine
STATUT Mettre « F » lorsqu'il n'y a plus aucun traitement à faire
en télémarketing.
DATE APPEL 1 Date du premier appel Exemple : 13/12
HEURE Heure du premier appel Exemple : DAM
RES Résultat du premier appel Exemple :
CDE (voir liste des codes)
DATE APPEL 2 Date du deuxième appel Exemple : 15/12
HEURE Heure du deuxième appel Exemple : MM
RES Résultat du deuxième appel Exemple :
CDE (voir liste des codes)
DATE APPEL 3 Date du Troisième appel Exemple : 17/12
HEURE Heure du premier appel Exemple : DS
RES Résultat du premier appel Exemple :
CDE (voir liste des codes)
DATE RAPPEL 1 Date donnée pour rappeler Exemple : 15/12
HEURE Heure donnée pour rappeler Exemple : 15/12
DATE RAPPEL 2 Date donnée pour rappeler Exemple : 15/12
HEURE Heure donnée pour rappeler Exemple : 15/12
OBSERVATIONS Observations liées aux appels, exemple :
c'est le siège Italien qui décide de tout

LIBELLE ADRESSE 1

LIBELLE ADRESSE 2
Copier dans ces cellules les informations de votre fichier d'origine
 
 
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